Sutton Cemeteries Inc. / Cimetières Sutton inc.
Politique de Confidentialité et de Protection des Renseignements
1. PRÉAMBULE
Cimetières Sutton inc. est un organisme sans but lucratif en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (ci-après, « la corporation ») qui exploite et entretient les cimetières de la région municipale de Brome-Missisquoi. La corporation comprend l’importance de respecter la confidentialité des renseignements qui lui sont divulgués. En raison de la nature de ses activités, elle reconnait qu’il est primordial d’encadrer la protection des renseignements personnels par l’entremise de la présente politique afin d’assurer la protection de la vie privée, et ce, conformément aux exigences législatives applicables.
2. CHAMP D’APPLICATION
Cette politique s’applique à tous les membres, bénévoles, administrateurs et employés de la corporation. La protection des renseignements personnels détenus par la corporation est une obligation qui vise toute personne autorisée à effectuer le traitement de ces renseignements au sein de l’organisation.
3. OBJECTIF
L’objectif de cette politique est de définir les principes directeurs de la corporation quant à la protection des renseignements personnels qu’elle collecte, utilise, communique et conserve dans le cadre de ses activités.
4. DÉFINITION
a. « Renseignements personnels »
Les renseignements personnels sont des renseignements qui permettent d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique. Les renseignements personnels collectés par la corporation sont, notamment mais non limitativement, les suivants : prénom, nom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance.
b. « Renseignement personnel sensible »
Un renseignement personnel est de nature sensible s’il requiert un haut degré d’attente raisonnable concernant la vie privée. Ces informations personnelles sensibles comprennent par exemple les informations financières collectées par la Société ou d'autres informations sensibles telles que les numéros d'assurance sociale.
5. LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La corporation collecte uniquement les renseignements personnels requis dans le cadre de ses activités. Elle s’engage à utiliser les renseignements personnels seulement aux fins pour lesquelles ils ont été demandés et pour lesquelles une personne a consenti à les fournir à la corporation. Dans l’éventualité où la corporation aurait besoin d’utiliser des renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles une personne avait initialement donné son consentement, la corporation s’engage à obtenir un nouveau consentement. Les renseignements personnels sont notamment collectés par l’entremise du site web, de formulaires et d’entretiens téléphoniques ou en présentiel. Le but de la collecte est de fournir des services de qualité.
La collecte de renseignements personnels est un processus transparent et requiert le consentement manifeste, libre et éclairé de chaque personne auprès de qui ils sont collectés. Le consentement doit être explicite pour la collecte de renseignements personnels sensibles. Le consentement sera requis sauf dans les situations exceptionnelles prévues par la loi. La corporation requiert le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur légal pour collecter des renseignements personnels concernant une personne de moins de dix-huit (18) ans.
6. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels seront utilisés pour :
Vérifier l'identité d'une personne
Recueillir les antécédents familiaux de la personne décédée
Répondre aux demandes de renseignements sur les personnes enterrées dans le cimetière
Envoyer des courriels d'information
Effectuer ou recevoir des paiements
Améliorer le service
7. COMMUNICATION
La corporation pourrait communiquer des renseignements personnels à des tiers avec le consentement de la personne concernée. Toutefois, il convient de noter qu'il peut y avoir certaines situations prévues par la loi qui permettent de communiquer des informations à caractère personnel sans qu'il soit nécessaire d'obtenir un consentement. Les tiers avec lesquels la corporation peut être amenée à communiquer des informations personnelles sont les suivants: au gouvernement du Québec et du Canada ainsi qu’aux vérificateurs externes.
8. CONSERVATION
Les renseignements sont conservés dans un environnement sécurisé pour la période initialement convenue ou durant toute période nécessaire pour se conformer aux obligations légales, pour faire respecter des accords ou pour résoudre un litige à moins qu’une période de conservation plus longue ne soit requise ou autorisée par la loi.
La corporation prend des mesures raisonnables afin d’assurer la mise à jour, l’exactitude et l’intégrité des renseignements personnels.
9.
DROIT D’ACCÈS, RECTIFICATION, RETRAIT ET DESTRUCTION
Toute personne peut accéder à ses renseignements personnels et présenter une demande de rectification, de retrait ou de destruction de ces derniers. Toute demande à cet effet doit être adressée par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 14).
Tel que requis par la loi, le Responsable de la protection des renseignements personnels répondra à toute demande d’accès ou de rectifications de la part d’un utilisateur dans les 30 jours de la réception de la demande.
Par souci de transparence et sur demande, la corporation s’engage à fournir les informations suivantes :
Les renseignements personnels qu’elle détient au sujet de la personne qui en fait la demande
Une liste des catégories de personnes qui ont accès aux renseignements personnels
La durée pour laquelle les renseignements personnels sont conservés
Les coordonnées du Responsable de la protection des renseignements personnels
Ces informations seront transmises dans un format technologique structuré et couramment utilisé, tel que requis par la loi.
Il est à noter que lorsqu’un renseignement est effacé ou modifié, une copie des renseignements personnels présents avant la modification ou la suppression dans nos dossiers est conservée pendant la durée requise pour se conformer aux obligations légales et fiscales.
10. DESTRUCTION ET ANONYMISATION
La destruction ou l’anonymisation des renseignements personnels est effectuée à la fin de leur cycle de vie, soit lorsque la finalité pour laquelle l’information a été collectée est accomplie ou selon ce qui est prévu par la loi.
11. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS
Les renseignements personnels collectés sont conservés dans un environnement sécurisé. De plus, seuls les représentants de la corporation autorisés ont accès à l’ensemble des renseignements personnels. Les représentants sont tenus de respecter la présente politique.
Il est à noter que la sécurité de données transmises par l’entremise d’Internet ou d’un réseau sans fil ne peut pas être garantie. Il est donc important de savoir que, malgré tous les efforts déployés par la corporation pour protéger les renseignements personnels, il existe certains risques hors de son contrôle.
12. LIENS VERS D’AUTRES SITES
Le site web de la corporation contient des hyperliens vers d’autres sites. La présente politique ne s’applique pas à ces autres ressources. Lorsque vous quittez le site web de la corporation, veuillez vous référer à la politique de confidentialité du site sur lequel vous êtes en train de naviguer.
13. INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ
En cas d’incident relatif aux renseignements personnels, la corporation prendra des mesures raisonnables pour minimiser le préjudice qui pourrait en découler et prendra les mesures nécessaires pour prévenir un incident de même nature dans le futur. La corporation s’engage à informer les personnes concernées s’il existe un risque raisonnable de préjudice à la suite de l’incident ou si un avis est autrement requis par la loi.
En cas d’incident pouvant causer un préjudice sérieux, la Commission d’accès à l’information en sera avisée tel que requis par la loi. La corporation s’engage à tenir registre des incidents de confidentialité qui pourrait être communiqué, sur demande, à la Commission d’accès à l’information.
14. RESPONSABLE DE L’APPLICATION DE LA POLITIQUE
Le Responsable de la protection des renseignements personnels est le/la président(e) de la corporation.
Pour toutes questions, préoccupations, demandes ou plaintes concernant la politique, veuillez contacter le Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel suivante :
cimetieressuttoncemeteries@gmail.com
15. MISE À JOUR
Afin d’améliorer la politique et de suivre l’évolution des normes en matière de protection des renseignements personnels, la politique sera mise à jour au besoin. Toute modification doit respecter les valeurs et les règlements de la corporation.
16. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur lors de son adoption par le conseil d’administration.
Ce document a été mis à jour pour la dernière fois, le 12 décembre 2024.